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Personal Kanban: Und Tschüss To-Do-Liste Das großartigste Selbstorganisationstool der Welt

To-Do-Listen sind nervig, unübersichtlich und unflexibel. Was besseres muss her: Personal Kanban.

Ich bin eigentlich kein sehr gut organisierter Mensch. Ich wünschte, ich hätte einen Assistenten. Habe ich aber nicht. Stattdessen habe ich ein Personal Kanban Brett. Und mit dem kann ich alle unübersichtlichen To-Do-Listen, unpraktischen Kalender und teure Tools in die Tonne kloppen.

Personal Kanban ist eine sogenannte agile Methode, also eine bewegliche Methoden der Organisation. Das sind Methoden, mit denen man schnell auf Veränderungen reagieren kann, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht und keine starren Konzepte. Mehr zu agilen Methoden bei haufe.de

Was ist Personal Kanban?

Der zweite Weltkrieg war vorbei, Japan besiegt und zerbombt. Die amerikanische Automobilindustrie Lichtjahre voraus. Die Nachfrage nach Autos von Toyota war zwar nicht schlecht. Nur konnte das Unternehmen sie nicht bedienen. Das lag vor allem daran, dass Autos nicht schnell genug produziert wurden und es immer wieder Engpässe in der Produktion gab. Toyota schaffte es einfach nicht, die Herstellung der einzelnen Bauteileihrer Autos gut aufeinander abzustimmen. Mal fehlten Lenkräder, dann Autositze, …

Toyota, Personal Kanban, Foto: Muhammad Putra Arienda / unsplash.com
Ein alter Toyota. Möglicherweise mit Kanban produziert. Foto: Muhammad Putra Arienda / unsplash.com

Die Lösung dieses Problems war  Kanban かんばん , was Karte oder Beleg heißt. Anstatt Lenkräder en masse zu produzieren, wurden genau dann neue in Auftrag gegeben, wenn eine bestimmte Mindestmenge unterschritten war. Und dieser Zeitpunkt wurde durch eine Karte markiert. Wenn meinetwegen noch elf Lenkräder schön der Reihe nach an ihrem Platz lagen und darauf warteten, eingebaut zu werden, wurden keine neuen Lenkräder produziert. Aber sagen wir, ein Lenkrad wurde aus dem Lager genommen, tauchte die Karte auf, die der Arbeiter dann abgeben konnte und damit neue Lenkräder bestellte.

Das ist jetzt nur ein kleiner Aspekt von Kanban und hat noch nicht allzuviel mit unserem Alltag zu tun. Und wir müssen den Transfer auch nicht selbst leisten. Stattdessen haben sich schlaue Menschen diesen revolutionären Ansatz angesehen und Prinzipien abgeleitet, die wir uns zu Nutze machen können. In tausenden modern arbeitenden Unternehmen wird Kanban eingesetzt.

Zu diese Prinzipien gehört:

  • nicht blind drauflos produzieren
  • einzelne Aufgaben oder Produktionsprozesse abschließen, bevor die oder der nächste begonnen wird
  • nicht zu viele Dinge gleichzeitig machen
  • einen Überblick über alle Aufgaben halten

Das klingt nicht sonderlich revolutionär. Ist außerdem oft schwer umzusetzen. Kanban zeichnet sich aber auch nicht durch neuartige Methoden aus. Kanban ist selbst eine Methode, um Dinge, die eh jeder weiß, gut umsetzen zu können.

Und Personal Kanban überträgt all das auf unseren Alltag.

Personal Kanban ist also ein System, den Alltag und die darin anfallenden Aufgaben zu organisieren. Und zwar so, dass Aufgaben möglichst schnell, stressfrei und effizient erledigt werden. Nice.

Welche Vor- und Nachteile hat Personal Kanban?

Kanban ist ein ziemlich mächtiges Tool.

  • es ist flexibel und an fast alle Arbeitsbereiche/Projekte anpassbar
  • einzelne Aufgaben werden schneller abgeschlossen
  • weniger Leerlauf und Zeitverluste
  • motivierend

Der Unterschied zu einer To-Do-Liste

Eine To-Do-Liste ist zwar ebenfalls sehr flexibel und kann motivieren. Das wars aber auch schon. Gerade bei komplexeren Projekte, wenn es Aufgaben und Unteraufgaben gibt oder unterschiedliche Start- und Schlussdaten für einzelne Aufgaben, wird sie sehr schnell sehr unübersichtlich.

Der Unterschied zu einem Kalender

Ein Kalender deckt einen ziemlich großen Zeitraum ab und man kann Aufgaben detailliert planen. Er ist aber sehr unflexibel und bietet an den einzelnen Tagen üblicherweise viel zu viel oder viel zu wenig Platz. Außerdem ist es nahezu unmöglich, die Übersicht über alle Aufgaben zu halten, wenn diese über mehrere Tage verteilt sind.

Die To-Do-Liste schlägt Personal Kanban ohne Probleme. Auf einen Kalender werden die meisten, die Personal Kanban anwenden allerdings dennoch nicht verzichten wollen.

Wie wende ich Personal Kanban an?

1. Einfaches Kanbanbrett erstellen

Das einfachste Kanbanbrett hat drei Spalten: To Do, Doing und Done. Die Aufgaben stehen auf Haftnotizzetteln. Immer wenn eine neue Aufgabe auftaucht, kommt sie auf einen Haftnotizzettel und wird in die To-Do-Spalte geklebt. Arbeitest du an einer Aufgabe, verschiebst du den Zettel in die Doing-Spalte. Ist sie abgeschlossen, kommt sie in die Done-Spalte. Dieses einfacher System hat gegenüber einer To-Do-Liste zwei entscheidende Vorteile:

  1. Man kann beliebig viele Aufgaben in der To-Do-Spalte ablegen, ohne sich drum kümmern zu müssen.
  2. Eine abgeschlossene Aufgabe wandert in die Done-Spalte, das Brett bleibt übersichtlich.

2. Typische Aufgaben überlegen

Ein solches einfaches Brett nutzt die vielen Möglichkeiten, die Kanban bietet aber nicht aus. Damit man es an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann, solltest du als nächstes überlegen, welche Aufgaben und Arbeitsabläufe in deinem Alltag so vorkommen. Dabei sind folgende Fragen hilfreich:

  • Welche Aufgaben fallen im Laufe eines typischen Arbeitstages an?
  • Welche Aufgaben fallen an einem typischen Wochenende an?
  • Welche Aufgaben fallen im Rahmen eines Hobbys an?
  • Welche Aufgaben fallen im Rahmen der Familie und des Haushalts an?
  • Gibt es Aufgaben, die sich über einen langen Zeitraum erstrecken?
  • Gibt es Aufgaben, die lange im Voraus bekannt sind?
  • Gibt es Aufgaben, die alles andere unwichtig werden lassen?

Gehe jetzt für jede Aufgabe die einzelnen Arbeitsschritte durch. Wann stellt sich die Aufgabe? Was muss getan werden, um die Aufgabe abzuschließen? In welche Schritte könntest du den Arbeitsprozess unterteilen? Gibt es jemanden, der dir bei einer Aufgabe hilft oder von dem du abhängig bist? Daraus bildest du Cluster und bündelst verschiedene Arbeitsschritte.

3. Weitere Spalten und Bahnen einbauen

Auf Basis dieser Cluster bildest du jetzt weitere Spalten und Bahnen. Möchtest du beispielsweise anstehende Aufgaben priorisieren, ergänzt du dein Brett durch eine Priospalte, die du horizontal unterteilen kannst in „hoch“, „mittel“ und „niedrig“. Wenn du Aufgaben hast, die einem Freigabeprozess unterliegen, baust du eine entsprechende Spalte. Oder wenn du die übersicht verlierst, welcher Kunde seine Rechnung schon bezahlt hat, gibts auch dafür eine Spalte. Aufträge, die du abgeschlossen sind und für die du eine Rechnung gestellt hast, wandern dort hinein. Erst, wenn der Kunde bezahlt hat, wandern sie ganz nach rechts in Done.

Wenn du verschiedene Aufgabentypen hast, kann es sinnvoll sein, verschiedene horizontale Bahnen zu haben. Zum Beispiel eine Bahn für ganz einfache Aufgaben, bei denen die drei Standardspalten ausreichen, eine weitere Bahn für komplexere Aufgaben.

4. „Done“ definieren

Ganz wichtig: du musst klar definieren, zu welchem Zeitpunkt eine Aufgabe in die nächste Spalte rückt. Wenn dir das hilft, schreibs auf, am besten direkt ins entsprechende Kanbanfeld.

5. Komplexitätsgrad erhöhen

Es gibt sehr viele Möglichkeiten, das Kanban-Board an die eigenen Bedürfnisse anzupassen:

  • Aufgabentypen: Durch Haftnotizen mit unterschiedlichen Farben können unterschiedliche Aufgabentypen markiert werden. So könnten Aufgaben im Haushalt die grüne Farbe bekommen und Aufgaben aus einem Ehrenamt die rote Farbe. Freelancer behalten so unterschiedliche Projekte im Blick. Theoretisch könnte man auch unterschiedlichen Personen unterschiedliche Farben zuordnen.
  • WIP-Limits: WIP steht für Work In Progress. Es soll Multitasking-Genies geben, die x Dinge gleichzeitig erledigen. Alle anderen können sich normalerweise auf exakt eine Aufgabe konzentrieren. Dementsprechend kann in der Doing-Spalte eigentlich maximal eine Aufgabe hängen. Dennoch: gibt es ja Aufgaben, die sich über eine lange Zeit hinziehen – und gleichzeitig fallen täglich viele kleinere Aufgaben an. Oder es gibt tatsächlich Aufgaben, die keine volle Konzentration erfordern. Damit die Spalten nicht außer Kontrolle geraten, kann es sinnvoll sein, die Anzahl der Aufgaben in jeder Fläche zu begrenzen. Dann muss man im Zweifel halt erst eine Aufgabe abschließen, bevor die nächste angefangen wird. Das hat den Vorteil, dass die einzelnen Aufgaben schneller erledigt werden.
  • Buttons oder Aufkleber: Nun kann es aber sein, dass es Aufgaben gibt, die superwichtig sind. Deswegen muss man seinen bisheriges Board samt WIP-Limits nicht von der Wand reißen. Stattdessen kann man diese Aufgaben mit bestimmten Aufklebern oder Buttons markieren. Diese Aufgaben besitzen dann höchste Priorität.
  • Subtasks: Manche Aufgaben sind sehr komplex. Man nennt sie im Kanban-Sprech auch Epic. Zum Beispiel ein Buch zu schreiben. Diese Aufgabe würde sich dann über Wochen und Monate nicht bewegen. Ein Brett, auf dem sich nichts tut, wird man aber nicht lange benutzen. Besser wäre es, den Epic in viele kleine Aufgaben herunterzubrechen. Beispielsweise Charaktere entwerfen, Kapitel 9 schreiben, Überarbeiten, Cover-Ideen und so weiter. Dabei handelt es sich um Subtasks. Wenn man nicht einfach ein eigenes Brett nur für dieses Projekt entwirft, sondern diese Aufgaben mit anderen Tasks mischt, sollten alle Subtasks, die zu einem Epic gehören, markiert werden. Beispielsweise durch eine bestimmte Farbe, einen Aufkleber oder ein Symbol.

Personal Kanban: Anwendungsbeispiele

So trocken kann man sich das vielleicht nicht besonders gut vorstellen. Deswegen habe ich hier drei Beispiele: Ein Brett für Autoren, eines für Freelancer und eins für einen Putzplan für Familien oder Wohngemeinsschaften.

Autoren-Kanban

So könnte ein Personal-Kanban-Brett einer Autorin aussehen:

In der linken  Projektspalte  sammelt sie alle Ideen für Bücher, Kurzgeschichten oder Artikel. Dann folgt eine größere  WIP-Spalte , die im unteren Bereich nicht weiter unterteilt ist. Hier unten kommen kürzere Projekte oder Tasks hin, während die Autorin an ihnen arbeitet. Darüber ist die WIP-Spalte aber drei Mal unterteil, denn längere Texte sollten gegliedert oder geplottet werden, danach werden sie geschrieben und dann überarbeitet.

Das Kanban Brett sieht hier WIP-Limits vor. Die Autorin kann also nicht an unbegrenzt vielen Büchern gleichzeitig arbeiten. Sie schreibt immer an maximal einem Buch. In der Überarbeitungsphase kann ein Buch auch mal eine Weile im Schubfach liegen, deswegen sind drei Projekte gleichzeitig möglich. Die Gliederungsphase ist vielleicht auch eine Art Aussiebeverfahren. Die Autorin gliedert oder plottet zwar möglicherweise zwei Projekte gleichzeitig. Sobald aber wieder Schreibkapazitäten frei sind, kann sie nur eines der geplotteten Projekte weiterverfolgen.

Anschließend gehts in die  Review , also zu Probelesern oder auch ins Lektorat. Das Lektorat könnte natürlich auch Teil des  Veröffentlichungsprozesses  sein.

Freelancer-Kanban

Ein Freelancer oder Selbstständiger – egal in welcher Branche er arbeitet – hat möglicherweise ein etwas anderes Brett. Die linke Spalte ist prinzipiell genau die gleiche, wie beim Autorenbrett, sie heißt allerdings  Backlog . Hier legt der Brettnutzer alle Aufträge und Aufgaben ab. Diese Aufgaben werden entweder für die Zukunft geplant oder direkt in die  WIP-Spalte  verschoben. Das heißt: abgearbeitet.

Nicht jede Aufgabe kann/oder muss sofort bearbeitet werden. Wer aber viele Aufgaben in die Zukunft verschiebt, hat möglicherweise das Problem, plötzlich viele Dinge gleichzeitig tun zu müssen, weil Deadlines bevorstehen. Hier hilft das Personal Kanban Brett, denn es hat drei  Planungsspalten . Eine für die nächste, eine für die übernächste Woche und eine für den großen Zeitraum danach.

Die drei Spalten rechts sind horizontal noch einmal unterteilt: Eine Aufgabe, die gerade bearbeitet wird, kann aus irgendwelchen Gründen eine Weile ruhen – und dann nach unten in  Waiting  verschoben werden. Eine Aufgabe, die gerade beim Kunden zur  Freigabe  ist, muss möglicherweise  nachgebessert  werden. Und wenn ein Auftrag vom Kunden akzeptiert und abgeschlossen oder  done  ist, muss der Freelancer noch die  Rechnung  stellen.

Kanban-Putzplan

Damit die leidige Putzarbeit nicht immer nur an einem hängenbleibt, gibts Putzpläne. Ein solcher Kanban-Putzplan ist besonders flexibel – und motivierend. Die Gruppe, die den Putzplan erstellt, überlegt sich, welche Aufgaben Woche für Woche anstehen. Oder sie überlegt beispielsweise sonntagabends, welche Aufgaben in der kommenden Woche anstehen. Außerdem legen sie fest, wie viele Punkte es für eine Aufgabe gibt und was der Gewinner erhält. Gewinner ist, wer am Ende der Woche die meisten Punkte gesammelt hat.

Bei diesem Brett bewegen sich die Aufgaben nicht von links nach rechts, sondern von oben nach unten. Die Aufgaben werden über die Woche verteilt und wenn sie jemand abschließt, zieht er die Haftnotiz in die Spalte nach unten und gibt sich entsprechende Punkte. So kann jeder jederzeit sehen, welche Aufgaben noch gemacht werden müssen, welche nicht erledigt worden sind und in der nächsten Woche besonders dringlich sind und wer welchen Punktestand hat. Vielleicht doch am Samstag fix den Rasen mähen, um den Kinogutschein zu kassieren?

Das Brett könnte durch eine Freigabespalte ergänzt werden. So muss jeder, der eine Aufgabe abschließt, erst jemand anderen bitten, ihm dies zu bestätigen.

Welche Personal-Kanban-Tools gibt es?

Papier

Das einfachste und flexibelste Tool ist Papier. Ich hänge große Bögen im A3-Format in der Küche auf und male meine Boards darauf. Geil wäre, eine Wand mit Magnetfarbe zu streichen. Dann müsste man nicht mit Haftnotizen arbeiten, die irgendwann ihre Klebekraft verlieren oder von einem Windstoß heruntergerissen werden können. Wer ein mobiles Brett braucht, kann sich eine Doppelseite im Kalender dafür reservieren oder sich gleich ein Kanban-Notizbuch anlegen.

Das Kanban-Notizbuch

Kanban Notizbuch
Ein Kanban-Notizbuch, das portable Personal-Kanban-Brett auf Papier.
Anleitung: Kanban-Notizbuch basteln (klicken!)
Jedes beliebige Notizbuch eignet sich als portables analoges Kanbanboard. Hier habe ich eines im Format A6 genommen, natürlich sind auch andere Größen möglich.
Ich schneide etwa einen bis eineinhalb Zentimeter des Rands ab. In diesem Beispiel mache ich das mit allen Seiten. Man kann natürlich auch nur einen Teil als Kanban Notizuch nutzen und den Rest anders.
So sieht das dann aus. Die Seiten sind einfach etwas schmaler als bisher.
Den freigelegten Rand beschrifte ich mit den Kanbanspalten. Wenn die Spalten weiter unterteilt werden sollen, braucht man mehr Platz am Rand und muss entsprechend mehr wegschneiden.
Jede Idee oder Aufgabe hat dann auf einer Doppelseit Platz. Der Status der Aufgabe wird mit einer kleinen Haftnotiz markiert, die durch den überstehenden Rand des Notizbuches geschützt ist.

Daneben gibt es aber jede Menge elektronischer und damit oftmals auch mobiler Tools …

Trello

Trello ist wahrscheinlich das bekannteste Programm, mit dem Kanban umgesetzt werden kann. In der kostenlosen Version kann nur ein Nutzer auf die Boards zugreifen. Insofern ist das also tatsächlich Personal Kanban. Dieser eine Nutzer kann aber so viele Boards erstellen und in diesen so viele Spalten und Aufgaben erstellen, wie benötigt. Schwimmbahnen gibt es leider nicht. Dafür kann man die einzelnen Tasks mit verschiedenen Farben markieren, Fristen einstellen, Kommentare schreiben, Checklisten einfügen und Dateien bis 10 MB anhängen. Trello ist von Atlassian, die auch die professionelle Team-Variante Jira vertreiben.

Trello gibts für den Browser und als App für Android und iOS.

Trello Screenshot
Eines meiner älteren und inaktiven Trello-Boards.

MeisterTask

Meister Task bietet keine Bretter an, sondern Projekte, die dann aber aussehen, wie ein Kanban-Board eben aussieht. Die kostenlose Version reicht absolut aus für den privaten Gebrauch, auch wenn hier ebenfalls Schwimmbahnen fehlen. Auch hier kann man Checklisten, Kommentare, Anhänge und eine Deadline zufügen. Tags muss man erst erstellen und ihnen einen Namen geben, bevor man sie einem Task zuordnen kann. Das ist allerdings kein großer Aufwand und funktioniert intuitiv. Praktisch ist die Übersicht, die alle Aufgaben und Nachrichten aus allen Projekten gesammelt anzeigt. Ist also super, wenn jemand mehrere Bretter hat.

Gibts für den Browser, Apps gibts für iOS und Android.

Dashboard MeisterTask
Das MeisterTask Dashboard. Wird die Mitte voller, wenn man das Programm ausführlicher nutzt? Wohl eher nicht.

My Personal Kanban

My Personal Kanban funktioniert etwas anders als Trello oder MeisterTask. Es ist zwar reine Browserbasierte Applikation – aber nicht serverbasiert. Das heißt, dass man sich die Dateien einmal als Zip-Ordner runterladen muss. Über eine index.html ruft man die Applikation auf und kann dann lokal beliebig viele Kanban-Bretter mit beliebig vielen Spalten anlegen. Schwimmbahnen oder weitere Zeilen gibt es nicht. Die einzelnen Tasks haben ein Titelfeld und ein Detaileld. Das wars. Keine weiteren Funktionen wie Anhänge, Checklisten oder Deadlines. Das ganze Brett kann man dann in die Google-Cloud hochladen und das Brett dann über die index.html von überall mit jedem Browser aufrufen.

Ein Nachteil von Trello ist, dass man bei zu vielen Spalten viel nach links oder rechts scrollen muss. Die Übersichtlichkeit geht dabei verloren. Bei My Personal Kanban dagegen wird nicht gescrollt. Je kleiner der Bildschirm und je mehr Spalten man verwendet, desto kleiner werden diese. Lange Tasktitel werden dann abgeschnitten, übermäßig hübsch ist das nicht.

Gibts ausschließlich für den Browser.

My Personal Kanban Screenshot
Sieht nicht ganz so hübsch aus: My Personal Kanban

TiddlyWiki + Tekan

TiddlyWiki-Kanban ist noch frickeliger und nerdiger als My Personal Kanban. Als Basis für dieses Brett benötigt man ein TiddlyWiki. Auch das ist lediglich eine Indexdatei, die man im Browser aufrufen und auf irgendwelchen Cloudservern ablegen – und damit von überall aus abrufen kann. Die Indexdatei führt zu einem leeren Wiki, das man mit allerlei erdenklichen Inhalten füllen kann. So wird das Wiki Beispielsweise zum Notizbuch oder zum interaktiven, elektronischen Tagebuch – auch für mehrere Personen.

TiddlyWiki kann man auch nutzen, um ein Buch zu schreiben oder um Notizen zu sammeln. Lies darüber in meinem Beitrag zum Zettelkasten.

Tekan ist ein Plugin für dieses TiddlyWiki. Das Kanban-Brett erinnert optisch stark an Trello und hat einen ähnlichen Funktionsumfang wie My Kanban Board. Also einen sehr begrenzten.

Diese Lösung ist sicher nur für jene interessant, die ohnehin TiddlyWiki nutzen oder sich unabhängig vom Kanban reinfuchsen wollen. Wem das liegt, der hat ein ziemlich schlankes, ziemlich nerdiges Tool an der Hand, bei dem man seine Geheimnisse keiner Datenkrake anvertrauen muss.

Das Wiki gibts auf tiddlywiki.com, Tekan gibts auf GitHub

Tekan, TiddlyWiki, Personal Kanban
Das Kanbanbrett von Tekan. Zum Wiki, bzw. Notizbuch wechselt man über den Knopf rechts oben.

Kanbanflow

Kanbanflow ist wieder mehr standardmäßig drauf. Vergleichbar mit Trello und besitzt auch einen ähnlichem Funktionsumfang. Ein Dashboard wie bei MeisterTask gibts nur in der Bezahlversion, dort warten dann auch Schwimmbahnen und Auswertungen. Wer Personal Kanban anwendet, muss in den meisten Fällen aber nicht wissem, wie viel Zeit er pro Task aufgewendet hat.

KanbanFlow gibts ausschließlich als Browseranwendung, Apps fehlen.

Kanbanflow, Kanbanboard, Personal Kanban
KanbanFlow überzeugt vor allem mit den vielen Task-Funktionen.

Volerro

Volerro richtet sich an Unternehmen und Teams. Natürlich muss man nicht alle Funktionen nutzen und kann die Browseranwendung auch als Personal Kanban Brett verwenden … aber wozu, wenn es doch einfachere und intuitivere Möglichkeiten gibt? Der Vorteil: man kann sich die Aufgaben unterschiedlich anzeigen lassen. Nicht nur auf dem Kanban-Brett, sondern auch im Kalender oder als Aufgabenliste. Je vielfältiger und Komplexer die Aufgaben sind, desto wichtiger ist das. Die schon oft genannten Schwimmbahnen fehlen aber auch hier.

Volerro gibts nicht als App, lediglich als Browserversion.

Volerro Kalender
 
Die Kalenderansicht als Alternative zum Kanban-Brett.

  Headr Photo by Edgar Chaparro on Unsplash

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